II. MELLÉKLET
Kosztolányi István
PÁLYÁZATÍRÁS*
(részlet)

LÉPÉSEK A JÓ PÁLYÁZAT FELÉ

A pályázat fõbb részei

 

1.	Kísérõlevél
2.	A szöveges ismertetõ összefoglalója
3.	Bevezetés
4.	A probléma és a program részletes leírása
5.	Hosszú távú cél
6.	Rövid távú célkitûzések
7.	Módszerek
8.	Értékelés
9.	Költségvetés
10.	Korábbi és további támogatások
11.	Alátámasztó anyagok

Ez a pályázat részeinek csak általános összefoglalója. Az egyes támogatóknál az információk sorrendje különbözõ lehet, mert mindegyiknek megvan a saját megkívánt formátuma (ehhez ideális esetben kitöltési útmutató is tartozik). Gyakran kapunk pályázati ûrlapot, amely a pályázóra és a tervezett tevékenységre vonatkozó egységesített kérdéseket tartalmaz.
A támogató szempontjából kettõs oka van az egységes pályázati ûrlapoknak és formátumnak. Egyrészt biztosak szeretnének lenni abban, hogy a pályázó beküld minden, a pályázat értékeléséhez szükséges információt. Másrészt a pályázatokat értékelõk számára sokkal egyszerûbb olyan pályázatokat feldolgozni, ahol a hasonló tartalmú részek a pályázatokban ugyanolyan sorrendben követik egymást (feltéve, hogy a pályázók követték a pályázati felhívás kérdéseit és/vagy a kitöltési útmutatót). Ugyanakkor az is igaz, hogy sok esetben a pályázati ûrlap a rajta található kérdések és a válaszokra hagyott apró helyek miatt alkalmatlan egy pályázat értelmes ismertetésére.
A pályázat külsõ megjelenése ugyanúgy fontos, mint a tartalma. Ne "feketítsük" be például a lapokat - a lapszélek, a sorközök és a megfelelõ tördelés könnyebben olvashatóvá és ezáltal könnyebben értékelhetõvé is teszik pályázatunkat.
Amint azt már említettük, a támogatásszerzés a már meglévõ és leendõ támogatókkal történõ kapcsolatépítésrõl szól a pénz felmarkolása helyett. Ezt figyelembe véve egyértelmû, hogy a pályázatot kiírók kér(d)éseinek és útmutatásának követése az elsõ lépés lehet részünkrõl a kapcsolatépítésben.
A pályázat ugyanakkor egy problémaleírás vagy helyzetjelentés az adott támogató igényeire szabva. Az adott támogató szemével tekintsünk terveinkre, majd írjunk egy anyagot, ami alapján a támogató "befektethet". Mindig tartsuk szem elõtt, hogy a pályázatokat elsõsorban nem azért támogatják, mert a pályázó szervezet támogatandó, hanem azért, mert valamilyen feladatot el kell végezni és azt pont a mi szervezetünk fogja megtenni. Ne írjunk oldalakat szervezetünk igényeirõ1.
Általában ne legyünk terjengõsek. Képzeljük magunkat annak a pályázat értékelõnek a helyébe, aki - komolyan véve feladatát és a pályázókat - nekiáll elolvasni a beérkezett idõnként több száz mindenki szívesen olvassa azt.
Hát akkor lássuk a pályázat részeit bõvebben.

l. Kísérõlevél

Ez értelemszerûen a pályázat elején van. Tulajdonképpen tájékoztatja a pályázat kiíróját, hogy melyik programra, határidõre, témára stb. küldjük pályázatunkat.

2. A szöveges ismertetõ összefoglalója

A pályázatot értékelõknek - fõleg, ha túl sok pályázat érkezett be vagy az értékelés folyamatát úgy alakították ki - nincs mindig elég idejük az összes pályázatot részletesen elolvasni. Elolvassák a pályázati útmutató által kért összefoglalót vagy ha ilyen nincsen, a pályázat elejét, ezért itt összefoglalójának elkészítésére. Nem biztos, hogy minden általunk fontosnak tartott pontot megtalálnak. Ezért, ha pályázatunk leíró része 4 - 5 oldalnál hosszabb, készítsük el mi az összefoglalót. Ez ne legyen fél oldalnál hosszabb. Gyakorlatilag az egész pályázat vázlatát jelenti. Szervezetünk neve megtalálható legyen az elsõ mondatok valamelyikében.
Az összefoglaló tartalmazza a megoldandó problémát, az általunk ajánlott megoldást és a költségeket (a teljes költséget és az adott pályázattal kért részt is). Egy-két mondatot írjunk a következõkrõl: szervezetünk megbízhatósága, a tevékenység céljai és az alkalmazandó módszerek.
Ennek az értékelõknek szóló egy oldalas üzenetnek elég érdekesnek kell lennie figyelmük és érdeklõdésük felkeltésére.

3. Bevezetés

A bevezetés részletesen mutassa be szervezetünket (küldetés, stratégia, történet, felépítés, programok, eredmények stb.). Még ha csatoltunk is egy rólunk szóló szórólapot a pályázat végére, akkor is hasznos ezeket a pályázat elején leírni. Bár nem mindig lehetséges, de próbáljuk meg leírni, hogy a tervezett tevékenység(ek) eredményei miként fogják erõsíteni szervezetünket.
A végén legyen egy-két átvezetõ mondat, ami összeköti a bemutatást a megoldandó problémával.

4. A probléma és a program részletes leírása

A megoldandó probléma vagy beindítandó program ideális esetben kapcsolódik a pályázó céljaihoz és eddigi tevékenységéhez. Az értékelõk szemében erõsen csökkenhet a szervezet megbízhatósága, ha a pályázatban ismertetett terv messze áll mûködési területétõl.
Segít a bizalom építésében, ha a probléma kezelhetõ méretû. Például, ha a szervezet nem akarja az egész Földet megmenteni egy tevékenység keretében.
Annak érdekében, hogy a támogatók lássák a probléma méretét és fontosságát, továbbá a megoldására kialakítandó programot, a pályázatnak ez a része tartalmazza a következõket: érthetõ és emészthetõ adatok a probléma létének bizonyítására; ha kell és/vagy lehetséges, az illetékes hatóság véleménye a problémáról; a leendõ kliensek igényeinek felmérése. A problémát és a tevékenysége(ke)t a leendõ kliensek szempontjából vagy a probléma megoldására összpontosítva ismertessük, ne szervezetünkkel foglalkozzunk ebben a részben.
A probléma leírásának célja a támogató meggyõzése arról, hogy az általunk választott megoldás megalapozott és támogatandó. Vigyázzunk és kerüljük el a túl sok zsargont. Itt nincs helye a tudományos értekezésnek - a lehetõ legrövidebben foglaljuk össze mondanivalónkat.

5. Hosszú távú cél

Ez az adott problémával kapcsolatos "álmunk", aminek eléréséért dolgozunk. Ennek a célnak lehetõleg logikusan kell következnie a probléma elemzésébõl. Hosszú távon elérhetõnek kell lennie szervezetünk számára.

6. Rövid távú célkitûzések

Ebben a részben vegyük számba a pályázaton kapott támogatással elérhetõ mérhetõ eredményeket. Ne keverjük össze ezeket a célokat a módszerekkel. Elõbbiek a tevékenységek elvégzésekor megvalósuló célok, míg utóbbiak azok a tevékenységek, amiket a célok elérése érdekében végeznünk kell.
E kettõ sajnos gyakran keveredik a pályázatokban. A módszer maga válik a céllá, és az egész munka megkérdõjelezõdik a támogató számára, mivel nem a korábban elemzett probléma megoldására irányul. (Természetesen itt is van néhány kivétel, például ahol pont az új módszerek alkalmazhatóságának vizsgálata a cél.)
Adjuk meg a határidõket (még akkor is, ha nem lehet pontosan meghatározni azokat), kerüljük el a jól mutató, de egyértelmûen teljesíthetetlen határidõket. A feladatnak az is a része, hogy menetközben is értékelhetõvé tegyük munkánkat, ne csak a végén értékeljünk. Mindenképpen határozzunk meg a célok felé haladás mérésére mérföldköveket.
Ez nagyon fontos a támogatók számára, akik szeretik látni, éppen mivel foglalatoskodunk, hogyan haladunk elõre, illetve miként, mikor és ki fogja befejezni a munkát.

7. Módszerek

Itt a célkitûzések eléréséhez szükséges tevékenységeket és a használandó módszereket soroljuk fel és indokoljuk. A pályázatokban sajnos gyakran hiányzik a kapcsolat a felvázolt módszerek, illetve a várt eredmények és kitûzött célok között. Ennek hiánya sokat árthat a pályázat megítélése során.
Állítsunk össze részletes munkatervet a célkitûzések és módszerek alapján. Ez a terv tartalmazza az egyes tevékenységek sorrendjét, idõ- és anyagszükségletét, a résztvevõk számát és szakértelmét stb.

8. Értékelés

Az értékelés módját meghatározó részben az alábbi három kérdésre adjunk választ:

• Megoldja az általunk elvégzett munka az eredetileg meghatározott problémát?
• Elértük-e az általunk meghatározott célokat?
• A terveknek megfelelõen haladnak-e az egyes tevékenységek?

Ezt a részt lehetõleg minden pályázatban készítsük el, mivel mutatja az értékelõknek, hogyan tudják majd õk maguk is nyomon követni az általuk adott támogatás felhasználását. Az értékelés nemcsak a munka végén fontos, hanem közben is, hiszen ez alapján tudjuk módosítani a következõ lépéseket és módszereket. Ezek a módosítások magától értetõdõnek tûnhetnek nekünk, mert mi állítottuk össze a tervet. De egyáltalán nem biztos, hogy azonnal érthetõek a támogató számára. Ne lepjük meg õket hirtelen, kívülrõl megalapozatlannak látszó változásokkal: határozzuk meg elõre azokat a pontokat a munkánk során, amikor értékelést végzünk és ha szükséges, változtatunk eredeti terveinken.
Néhány esetben egy tevékenység kudarca szintén "sikernek" könyvelhetõ el, hiszen értékes tapasztalatokkal szolgál. Az ilyen kudarcok nem mindig a mi hibánkból erednek. Hasznosak lehetnek számunkra, ha legközelebb hasonló területen tervezünk valamit, illetve hasznosak a támogatók számára is, amikor hasonló témakörben akarnak valakit támogatni. Minél több információt kapnak a támogatók az értékelés végén sikereinkrõl vagy kudarcaink okairól, annál inkább úgy érzik, hogy kapnak valamit a pénzükért.
Egyre több támogató látja szívesen, ha egy program klienseit is bevonják az értékelésbe. Ha lehet, ezt is tervezzük meg.
Ha nincs elõre megszabva a pályázati beszámolók elkészítésének ideje és módja, ezeket tervezzük és adjuk meg mi, hogy munkánk szempontjából a legmegfelelõbb idõpontokban történjen a részjelentések leadása.

9. Költségvetés

Ez a pályázatok egyik legfontosabb része. Csak akkor megalapozott a költségvetés, ha végigmentünk a tervezés minden lépésén. Csak tisztázott célokkal, határidõkkel, módszerekkel stb. álljunk neki költségvetést készíteni, különben feleslegesen dolgozunk, mindig lesz valami hiányzó tétel.
Sok szervezet csinálja azt, hogy kinéz egy szép nagy összeget (ami általában a legnagyobb pályázható összeg) és "alárak" egy programot. A legtöbbször azonban kilóg a lóláb.
A költségvetésnek ugyanazt kell mondania, mint a leíró részeknek. A legszerencsésebb, ha szerkezete követi a munkaterv szerkezetét, benne az egyes tevékenységeket és módszereket is. Ezáltal az egyes költségvetési tételek könnyebben igazolhatóak, ha szükséges adjunk rövid magyarázatot a ködösebb tételeknek. Nagyobb technikai eszköz esetén mellékeljünk egy árajánlatot is. Nem tanácsos "Egyéb" vagy "Váratlan költségek" tételeket hagyni a költségvetésben.
Minden szervezetnek van valamilyen saját forrása (önkéntes munka, iroda, eszközök, felszerelések stb.). Ezeket és minden más természetbeni vagy pénzbeni forrást jelöljünk meg már meglévõ forrásként - ez általában megerõsíti abban a támogatókat, hogy részletesen átgondoltuk a szükséges forrásokat és több lábon akarunk állni.
Általános hiba a költségvetésekben a programhoz képest túl alacsony vagy túl magas a költségek. Egyik sem jó megközelítés, mert azt is mutathatják, hogy nem vagyunk valami jó tervezõk, vagy valamit sumákolunk.

10. Korábbi és további támogatások

Ha a program már régóta fut, hogyan fedeztük a költségeinket eddig? Miért kell most pályáznunk? Ha a program új, hogyan fogjuk hosszú távon megoldani a források megszerzését? Minden lehetséges forrást soroljunk fel: hazánk elég kis ország ahhoz, hogy hamar kiderüljenek a turpisságok.

11. Alátámasztó anyagok

Ezek igazolhatják a leíró részben található információkat, tudósíthatnak sikereinkrõl, stb.:

• Támogatólevelek szakterületünk elismert személyiségeitõl.
• A fõbb szakmai résztvevõk szakmai önéletrajza hozzáértésük igazolásához.
• A döntéshozó-testület azon ülésének a jegyzõkönyve, ahol a programot és a hozzá tartozó pályázatot elfogadták. Néhány támogatónak kellemetlen tapasztalatai vannak azzal, hogy egy személyben pályázott valaki a szervezet nevében. Majd megkapván a támogatást, azt teljesen másra költötte, miközben a szervezet több tagja nem is tudott róla.

Minden olyan anyagot mellékeljünk, amely segíthet az értékelõknek, de ne terheljük túl a pályázatot bizonygató anyagokkal: nagyon furcsán hat egy három oldalas hányaveti pályázat húsz oldalnyi támogató anyaggal a "végén".

A pályázat beadása

A pályázati anyag elkészültével nem árt néhány napig pihentetni, majd újra elõvenni és kijavítani azokat a hibákat, amiket korábban nem vettünk észre. Az is jó módszer, ha odaadjuk valakinek, aki nem vesz részt közvetlenül szervezetünk munkájában - valószínûleg jó néhány hiányosságot vagy nehezen érthetõ részt vesz majd észre, amik felett mi bennfentesek átsiklunk.
Ha mód van rá, vigyük be személyesen a pályázatot, és személyesen adjuk át a pályáztató képviselõjének. Ilyenkor megkérhetjük, hogy nézze át, minden szükséges rész benne van-e.
Ha elfogadják pályázatunkat és támogatást kapunk, ne felejtsük el megköszönni azt. Ezt egyelõre a pályázóknak csak egy töredéke teszi meg...

PÁLYÁZATÍRÁSI ELLENÕRZÕ LISTA

Az elkészült pályázatot nem kell feltétlenül - sõt a legtöbb esetben pont a pályáztató által megadott formátum miatt nem is lehet - az alábbi fejezetcímekkel és tördeléssel megírni. Ez a lista ilyenkor is alkalmazható annak ellenõrzésére, hogy pályázatunk tartalmaz-e minden fontos információt.

1. Kísérõlevél

• Pontosan jelzi, mely szervezet küldte a pályázatot (illetve az együttmûködõ szervezeteket, ha közös pályázatról van szó).
• Egyértelmûen leírja, hogy kinek, mit és miért küldünk (pl. hivatkozás egy pályázati kiírásra).
• Aláírta a programfelelõs vagy a szervezet felelõs vezetõje.

2. A szöveges ismertetõ összefoglalója

• Nem hosszabb fél oldalnál.
• Meghatározza a megoldandó problémát és annak a szervezet által ajánlott megoldását.
• Tartalmazza az összköltséget, illetve a támogatótól az adott pályázatban kért összeget.

3. Bevezetés

• Részletesen ismerteti a szervezetet.
• Tartalmazza a szervezet eddigi fõbb sikereit és eredményeit.
• Említést tesz a programok és tevékenységek többi támogatójáról is.
• Felsorolja mindazokat a forrásokat, ahova ugyanezzel a tevékenységgel pályázott a szervezet.
• A bevezetõ meggyõzõ a szervezet megbízhatóságával, képességeivel és felelõs gazdálkodásával kapcsolatban.

4. A probléma és a program részletes leírása

• Egyértelmûen megfogalmazza a problémát.
• Megjelöli a probléma okait.
• Érzékelteti a probléma valódi súlyát és elhanyagolásának esetleges következményeit.
• Megtudhatjuk belõle a probléma hatáskörzetét és a közvetlenül, illetve közvetve érintettek számát.
• Tartalmaz pontos adatokat.
• Meghatározza, hogy az érintettek közül kikkel foglalkozik a program.
• A részletes leírás meggyõzi az olvasót, hogy a szervezet valóban átlátja a problémát.

5. Hosszú távú cél

• A hosszú távú cél logikusan következik a probléma ismertetésébõl.
• A szervezet átfogó célját írja le.
• Ennek a célnak az elérésekor a probléma megszûnik vagy hatása lényegesen csökken.
• A szervezet által elérhetõ.

6. Rövid távú célkitûzések

• A célkitûzések logikusan kapcsolódnak a hosszú távú cél valamely részéhez.
• Egyértelmûek és megfoghatók.
• Mindegyik eléréséért van felelõs a szervezetben.
• Megtalálhatók a határidõk.
• Viszonylag egyértelmûen és áttekinthetõen értékelhetõ, vajon elérte ezeket a célkitûzéseket a szervezet.
• Elérhetõnek tûnnek az adott keretek között és a rendelkezésre álló idõ alatt.

7. Módszerek

• A módszerek logikusan következnek a rövid távú célkitûzésekbõl és a probléma elemzésébõl.
• Leírja az egyes célkitûzések elérésének módszereit.
• Ismerteti, hogy miért az adott módszert választotta a szervezet a lehetségesek közül.
• Megadja a szükséges szakértõket, szakterületeket, illetve a szakemberek feladatait.
• Megtalálható itt a tevékenységekhez szükséges anyagok, eszközök és berendezések listája.
• Megtudhatjuk belõle, hogy a célzott csoport hogyan befolyásolhatja a program futását.

8. Értékelés

• Megadja a program sikerességének mérésére alkalmas eszközöket és módszereket.
• Elválik egymástól az, amit folyamatosan és az, amit csak a program végén értékel a szervezet.
• Meghatározza az értékelést végzõk körét és azt is, hogy a kapott eredményeket kik kapják meg.
• Leírja, hogy a program által célzott csoportot hogyan vonja be a szervezet az egész program értékelésébe.

9. Költségvetés

• A költségvetés közvetlenül kapcsolódik a rövid távú célkitûzésekhez, továbbá a program során használt módszerekhez és a tervezett lépésekhez.
• Egyértelmû és könnyen áttekinthetõ.
• Minden költségvetési tétel alátámasztható a pályázat alapján.
• Tartalmazza az összes elõre látható költséget és az esetleges bevételeket a program idejére.
• Figyelembe veszi a természetbeni forrásokat és adományokat is.
• Nincsen benne számolási hiba.
• Az árakhoz viszonyítva elfogadható.

10. Korábbi és további támogatások

• Ha a program már régebben fut, leírja, hogy honnan származott a hozzá felhasznált támogatás.
• Leírja a program folyamatos jövõbeli mûködéséhez szükséges pénzügyi forrásokat.

11. Alátámasztó anyagok

• A szervezet csatolt támogatóleveleket és elismerõ írásokat.
• Megtalálható a fõbb résztvevõk és szakértõk szakmai önéletrajza.
• Benne vannak további információs anyagok is (újságcikkek, hírlevelek stb.).
• Lehetõség szerint megtalálható a döntéshozó-testület azon ülésének a jegyzõkönyve, ahol a programot és a hozzá tartozó pályázatot elfogadták.

Mindezek, és a pályázatot kiírók által (szerencsésebb esetben) kiadott részletes kiírásban szereplõ szempontok figyelembevételével ne kövessük el a következõ, gyakori hibákat:

• A formai követelmények figyelmen kívül hagyása.
• A beadott pályázat nem illik a pályázatot kiíró intézmény tevékenységi körébe.
• A pályázat szétfolyik vagy túl rövid vagy kusza.
• A pályázatban a pályázó mellébeszél, eltitkol valamit.
• A tevékenység céljának leírásában általánosságok vannak, konkrétumok nélkül.
• A pályázó túl sokat markol, a pályázat kivitelezhetetlennek látszik.
• A költségvetés nem reális. Pl. a pályázat szövege szerint a szervezet szövegszerkesztésre és tagnyilvántartásra szeretne számítógépet vásárolni, viszont a költségvetésben a legújabb, csúcsminõségû számítógép árának megfelelõ összeg szerepel.
• A pályázatban a pályázó kirekesztõ vagy kioktató hangnemben ír.
• A pályázó annak ellenére, hogy tudna, mégsem mûködik együtt másokkal.

BEFEJEZÉSÜL

Végül hangsúlyozzuk, sajnos nem létezik általános pályázatírási módszer. A sikeres pályázat ismérvei nagymértékben függnek többek között a szervezettõl, az anyagot összeállító személytõl és a megcélzott forrástól is. Reméljük, hogy e rövidre szabott útmutató elolvasása után nagyobb sikerrel ragad mindenki tollat vagy esik a számítógép billentyûzetének pályázatírási céllal.